Как трансформировать бизнес из-за вынужденной работы из дому

Пожалуй, еще никогда в новейшей истории не было так сложно что-либо прогнозировать, но мы можем проанализировать свои действия до и во время кризиса. Tet, будучи одним из крупнейших ИТ-интеграторов в регионе, перешел на удаленную работу практически за один день, и, согласно последним внутренним опросам, 96% сотрудников верят, что мы сумеем преодолеть кризис. Поделюсь тем, как мы готовили свою инфраструктуру и работников.

Предыстория

В латвийской группе компаний Tet всего 1700 сотрудников, и уже на следующий день после объявления в Латвии чрезвычайной ситуации (ЧС) 95% тех, кто обычно работает в офисе, перешли на удаленную работу. Это стало возможным благодаря тому, что уже несколько лет трансформируем свой бизнес и рабочие процессы, чтобы увеличить свою конкурентоспособность в эпоху быстро меняющихся и развивающихся технологий.

Кратко и по делу в Telegram

Некоторые процессы мы начали еще в 2015 году, например, открыв первое в Латвии "умное бюро" без конкретных рабочих мест, но с зонами для разных видов деятельности и своим ноутбуком для каждого работника. Наблюдая за тенденциями рынка труда, мы пришли к выводу, что бюро все больше будет необходимо не для того, чтобы предоставить сотруднику стол, рабочее кресло и компьютер, но, скорее, как место для коммуникации с коллегами и "мозговых штурмов". С рутинными обязанностями, которые не всегда требуют присутствия других членов команды, работник вполне может справиться и дома. Достаточно лишь ноутбука и интернета. Это и подтвердили кризис, вызванный пандемией Covid-19, и вынужденная работа из дома. Осознавая изменения с одновременным развитием цифровых каналов, мы начали работу над максимальным повышением гибкости и эффективности компании, а это подразумевает и возможность работать удаленно.

Процесс подготовки можно условно разделить на два этапа. Сначала пассивный, во время которого мы упорядочивали внутренние ИТ-процессы, анализировали запросы от работников, приходящие в службу технической поддержки, и проводили опросы персонала. Затем начался активный этап, двигателем которого стало внедрение требований Европейского регламента по защите данных, вступившего в силу в 2018 году. В рамках этого была проделана огромная работа, к примеру, создан клон операционной системы Windows 10, что позволило ускорить процессы установки программ, обновлений и подготовки компьютеров к работе. Также мы заменили архитектуру операционной системы с 32-бит на 64. Благодаря этому улучшилась эффективность рабочих процессов и появилась возможность работать с более "тяжелым" программным обеспечением одновременно.

Читайте также: Дело в чтении: ТОП-5 книг об историях успешных миллионеров

Параллельно были внедрены различные решения для безопасности рабочих станций, включая физическую — шифрование дисков.

На следующих этапах мы начали использовать Microsoft Office 365, в том числе Azure Information Protection (защита, которая подразумевает классификацию электронной почты и документов — внешние пользователи не смогут открыть защищенные документы и письма), двухфакторную авторизацию, Advanced Threat Analytics — контроль за подозрительными попытками авторизации, и, наконец, Microsoft Teams.

В подготовительный период главным вызовом стала не техническая сторона, а смена привычек работников. Необходимо объяснять своей команде, для чего нужны изменения, какую роль они играют в развитии всей организации и конкретно каждого работника. В этот период особо важна поддержка руководства, которое должно показывать пример остальным коллегам.

Новые реалии

К самой чрезвычайной ситуации с Covid-19 мы тоже стали готовиться за неделю до того, как она была объявлена в стране. Среди прочего увеличили мощности VPN (Virtual Private Network). Они, кстати, не пригодились, но всегда лучше перестраховаться, чем предотвращать последствия аварии или столкнуться с нехваткой ресурсов.

Один из вызовов касался того, что у некоторых работников (в частности колл-центра) не было ноутбуков, а резервов на всех не хватило. Поэтому нужно было выдать им на дом стационарные компьютеры, установить на них необходимое для удаленной работы программное обеспечение и объяснить, как с ним работать.

Кроме того, сами ИТ-работники — служба поддержки и управление сетью — до ЧС не пробовали работать из дома. Наш план непрерывной деятельности подразумевал, что в случае непредвиденной ситуации мы перемещаемся в другой офис и продолжаем работу оттуда. Поэтому при переведении всех сотрудников на "удаленку" пришлось экспериментировать. Работникам центра управления сетью надо было создать дистанционные рабочие места. Так как часть приложений была доступна по VPN, а часть — только из специально созданной сети. Можно сказать, что 14 и 15 марта стали днями экспериментов. Мы пытались понять, как лучше обеспечить работу из дома этим сотрудникам.

Инструменты, которые помогли приспособиться к новой реальности это MS Office 365 и, главным образом, MS Teams, заменивший очные собрания. Большая часть приложений, с которыми мы работаем, находится в центрах обработки данных Tet. Но, например, Microsoft не был до конца готов к тому, что вся Европа переключится на удаленную работу и будет использовать MS Teams как главный инструмент для организации собраний. Однако стоит отметить, что они быстро со всем справились, ликвидировав перегрузку в течение дня.

Рекомендации и выводы

Пандемия Covid-19 доказывает то, что могут произойти самые нереалистичные сценарии, поэтому готовя планы непрерывной деятельности, нужно мыслить шире. Понятно, что невозможно предусмотреть абсолютно все, поэтому главная рекомендация — это работать над решениями, которые несут организации добавленную стоимость. К примеру, мы сами вовремя поняли, что новому поколению ИТ-специалистов важно иметь возможность работать удаленно и это благоприятно влияет на продуктивность. Мы своевременно начали двигаться в этом направлении не только в ИТ, но и во всем предприятии. Это очень помогло обеспечить непрерывность услуг для своих клиентов в чрезвычайной ситуации.

Если говорить о конкретных рекомендациях для бизнеса, то, безусловно, первое, что нужно сделать, — внедрить и упорядочить VPN. Обеспечить доступ к специфическим системам, которые не находятся в пакете Microsoft и необходимы для работы компании (SAP, 1C, CRM и так далее). Конечно, все зависит от специфики бизнеса. Одно — это заказать подключение VPN, соединиться со своим офисом и внутренней сетью. Другое — если у предприятия нет Office 365. Мы все же рекомендуем приобрести хотя бы минимальный его комплект или другие аналогичные программы, которые помогут организовать удаленную работу.

Я убежден, что нынешняя ситуация послужит катализатором для стремительных перемен в сторону цифровизации и автоматизации процессов. Те, кто еще не успел внедрить цифровые решения, уже вынуждены делать это сейчас, причем в срочном порядке. В каком-то смысле каждый из нас станет дизайнером и архитектором рабочей среды, поскольку "новая нормальная жизнь" подразумевает самостоятельность сотрудников и больший уровень доверия, с другой стороны и больший уровень ответственности.

Источник