Как выстроить бизнес на "удаленке" — 10-летний опыт основателя масштабной онлайн-школы

Когда 10 лет назад я задумался о школе английского языка, я сразу хотел делать что-то масштабное, для всей страны. Поэтому вместо обычной школы я открыл интернет-школу. Мы учили английскому по скайпу. И вся работа с преподавателями у нас строилась удаленно.

Сегодня у нас в компании работает уже 400 преподавателей. Еще более 100 людей работает в других отделах компании. Мы не только образовательная, но и продуктовая IT-компания. Новая сфера на стыке этих двух областей називається EdTech. Мы создаем приложения, например, для изучения слов на мобильном телефоне. Или сервисы для совместной учебы онлайн наших студентов с преподавателями, такие как цифровой учебник.

Кратко и по делу в Telegram

Честно говоря, после объявления карантина переход на новый удаленный формат работы у нас произошел быстро. Утром в понедельник приняли решение и к вечеру уже никого в офисе не было.

Так как мы — довольно системные ребята и всегда используем метрики, роадмапы, воркфлоу, то мы в течение недели достаточно быстро адаптировались. Тем более команды PR и маркетинга, у нас также всегда были на удаленке, и даже, в разных городах. Но и у нас определенные проблемы и вызовы все же возникли. Сложней всего пришлось операционым отделам, так как работая в офисе, им зачастую проще было обсудить проблемный кейс, в режиме реального времени, как на программе "Говорить Україна".

В этом материале я поделюсь опытом и лайфхаками, который мы получили за десять лет работы с удаленкой. А также — расскажу о своих личных впечатлениях от работы из дома, которые подарил карантин.

Что мы поняли за 10 лет удаленки

Итак, важно сразу подбирать подходящих сотрудников. Например, наш сотрудник на удаленке должен быть дисциплинирован, амбициозен, ориентирован на результат, а не на процесс, т.е. не ищет отмазки, а предлагает решения. Он выше Junior по компетенциям и мышлению поэтому, может работать и принимать решения самостоятельно. А также — мотивирован работать именно у нас.

У него есть подробно прописанная должностная инструкция. Функционал сотрудника на удаленке ничем не отличается от работающего в офисе. Задачи зафиксированы и привязаны к KPI, а KPI к Roadmap.

Сотрудник должен выходить на видеосвязь из освещенной комнаты, в которой сохраняется тишина. Кстати, в кафе часто с этим возникают проблемы, поэтому мы просим сотрудников быть внимательным и обеспечивать тишину во время встречи по видеосвязи. У него должен быть современный компьютер с гарнитурой с наличием кнопки "MUTE", которая позволяет отключать микрофон. А так же — камера и наличие постоянного высокоскоростного соединения интернет.

Задачи на месяц удаленного сотрудника должны быть выполнены независимо от графика работы. Если не успели — дорабатываем внеурочно. А уже далее с руководителем обсуждаются причины и пересматриваются цели на следующий месяц.

У нас сотрудник выбирает рабочий график — с 9.00 до 18.00 или с 10.00 до 19.00, с часовым перерывом на обед. График работы, обед и выходные — синхронны для всей компании. При этом каждый рабочий день начинается с утреннего приветствия сотрудников в мессенджере Slack в чате своего отдела.

Главная площадка для общения компании — мессенджер корпоративного обмена информацией Slack.

Ответ на вопрос руководителя должен последовать через 5-10 минут. И мы следим за исполнением этого правила.

Все вопросы, которые не требуют немедленного решения, выносятся на встречу с руководителем, а не задаются немедленно.

Большая часть работы ведется в гугл документах. Ссылки с одного документа ведут на другой, таким образом создавая разветвленную систему дерева документов. Информация в документах должна быть краткой, четкой и логически структурированной. Мы следим, чтобы файлы и таблички имели эстетический вид, унифицируем шрифты, цвета, сокращаем ссылки, используем чек-листы.

Читайте также: В режиме Work from Home: "помидоры" и "булыжники", one-to-one и "сам себе психолог"

Как управляются отделы на удаленке

Обычно, руководители удаленных отделов проводят ежедневные утренние созвоны на 5-10 минут со всей командой, на которых подводят итоги прошлого дня и делятся планами на текущий день.

Так же, с каждым сотрудником еженедельно проводится одна индивидуальная встреча на 1 час. Каждая встреча начинается с проверки метрик — на сколько и как именно мы продвинулись вперед к нашим KPI в сравнении с предыдущей встречей. Также, подводятся итоги выполнения роадмапа прошлой недели с понедельника по пятницу. То есть, проверяется статус задач недели. Например, 40 рабочих часов и 10 рабочих задач, которые сотрудник формулирует себе вместе с руководителем. Если метрики и роадмап не будут заполнены перед встречей, мы переносим встречу на следующий день.

Задача руководителя на встрече проверить выполнение заданий и провести конструктивный разбор недоработок в случае их наличия. После подведения итогов предыдущей недели — переходим к обсуждению следующей — ставим и обсуждаем планы. При необходимости — обсуждаем взаимодействие с коллегами из других отделов, чтоб выявить узкие места и предпринять меры по устранению. Еще одна задача тимлида — поделиться с сотрудниками новостями отдела, всей компании, рынка, либо даже всей сферы.

Некоторые отделы организуют работу по другому — проводят общую встречу по видеосвязи раз в неделю. Каждый сотрудник рассказывает: ТОП 5 достижений и выполненных задач прошлой недели и ТОП 5 задач на текущую неделю. У сотрудника есть несколько минут для выступления. Зато дважды в неделю проводят личные часовые встречи по видео между сотрудниками и руководителем. И во второй половине дня в пятницу сотрудники высылают в свой общий чат отдела 5-7 своих достижений за неделю. Ну а сверка по метрикам и выполненным задачам в Roadmap происходит уже в начале следующей недели.

Личный опыт работы из дома

Ну вот настал день, когда и ядро компании должно было рассредоточиться и перейти на удаленку. Первая неделя была очень активная, так как проводили собрания, строили Антикризисную стратегию, привели в порядок наш чек-лист, где давали советы-напоминания для удаленной работы.

Например, мы советовали нашим сотрудникам разделить рабочее и домашнее пространство, чтобы у вас было место, которое на 100% ассоциируется с работой. Выбрать и надевать "рабочую одежду", чтоб психологически настроиться на рабочую волну. Формировать список дел — это простой и надежный способ меньше отвлекаться и не выбиваться из графика.

Источник