Як тримати бізнес-процеси в тонусі

Давайте поговоримо про те, як покращувати бізнес-процеси і, як часто кажуть наші клієнти, "тримати їх в тонусі".

Перш ніж переходити до порад, зауважу, що для того аби щось покращувати необхідно зрозуміти, як функціонує той чи інший процес і це має бути письмово зафіксовано. Процеси, які є лише в головах ваших працівників, важко покращувати, адже у кожного своя правда і версія як це взагалі працює. В погоні за швидкими рішеннями не варто також завантажувати процеси з інтернету чи купувати готові схеми процесів, які дуже схожі на ваші.

Покращувати неописані чи куплені процеси — це наче намагатись відімкнути двері власного будинку, ключами від офісу чи дачі. Ключі ніби схожі, але в будинок ви ніколи не потрапите.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Тільки працюючи над покращенням попередньо описаних та запущених в роботу процесів вашої компанії, можна істотно зменшувати операційне навантаження, отримати нові можливості для розвитку та росту й реально впливати на покращення фінансових показників бізнесу.

Атрибути

Для того щоб процеси працювали в них мають бути зрозумілі атрибути. Серед основних атрибутів які слід фіксувати можемо виділити наступні:

一 мета процесу — для чого ми робимо цю дію, яку користь та цінність вона приносить;

一 власник процесу一 учасник команди, котра є відповідальною за перебіг та результати процесу і може впливати на внесення змін в логіку самого процесу.

一 учасники процесу 一 всі члени команди, хто в різних формах залучені до процесу;

一 шаблони та інструкції, які використовуються в процесі;

一 послідовність та логіка прийняття рішення;

一 показники процесу або KPI.

Важливо, щоб власник процесу розумів свої повноваження та відповідальність, забезпечував виконання процесу згідно логіки про яку домовились всі його учасники. Показники процесу повинні були реалістичними, а учасники процесу мають розуміти періодичність перевірки їх досягнення та оцінки результатів (як буде формуватись звіт і доноситись до всіх зацікавлених сторін). Збір показників повинен бути зрозумілий, а накопичені дані слід реально піддавати аналізу, бо без цього працівники дуже швидко зрозуміють, що це зайві дії.

Читайте также: Бизнес-процессы: как разобраться и наладить работу компании

Показники

Тепеh давайте розберемось із категорією показників. До базового переліку показників ефективності процесу можна віднести наступні:

Час. Наприклад, пропускна здатність, час циклу, доставка у визначений термін.

Якість продукції. Наприклад, відсутність дефектів, обсяг переробок, надійність продукції.

Якість послуги. Наприклад, гнучкість, сумлінність, надійність.

Вартість. Наприклад, трудовитрати, матеріальні витрати, накладні витрати, вартість переробоку.

Задоволеність (зручність). Наприклад, відповідність сприйняття продукції або послуги очікуванням.

Не варто одразу фіксувати багато різних показників, почніть з двох трьох, щоб надалі розуміти як ми їх будемо використовувати, яка з цього користь і чи потрібні нам додаткові дані.

Періодичність аналізу показників може бути закріплена до відповідних дат (раз в місяць чи квартал), або про зав'язувати на кількість екземплярів процесів, які були запущені і виконані.

Аналіз та актуалізація

Що ж робити з усією інформацією, яку ми накопичили по нашим процесам? Тут слід мати чітку процедуру аналізу та актуалізації. Найбільш базова інструкція з аналізу накопичених даних виглядатиме наступним чином:

1. Розбираємось звідки ми отримуємо інформацію про процеси:

一 показники процесів;

一 відгуки клієнтів;

一 аналіз по проектам;

一 що кажуть працівники коли звільняються (Ви ж просите їх надати зворотній зв'язок, правда?);

一 ідеї працівників;

一 інші важливі для вас джерела.

2. Створюємо єдине місце де буде накопичуватись вся інформація про процеси, аби в подальшому не втратити важливі деталі чи не заплутатись у власних даних.

3. Розбираємось до якого процесу може відноситись та чи інша інформація.

4. Працюємо командою. Будь-які зміни в одному процесі майже завжди призводять до ланцюжка змін в інших. Тому всі рішення про зміни варто приймати разом.

5. Аналізуємо цифри по процесам. Фіксуємо, що варто змінити в процесі або його деталізації, аби ми могли досягти цільових показників. Визначаємо, чи достатньо компетенцій у виконавців, щоб досягти і цілей по процесу, і взагалі його виконувати

6. Всі ідеї та зауваження пропускаємо через аналіз:

一 Скільки нам буде коштувати така зміна?

一 Як швидко ми можемо її запустити?

一 Який ефекти ми очікуємо отримати?

Якщо ви скористаєтесь хоча б частиною цих порад, ваші працівники і процеси будуть вам дуже вдячними. Правильна фіксація показників та їх вчасний перегляд дійсно допоможуть тримати ваші процеси в тонусі. Проте, не забувайте, по можливості, залучати зовнішніх консультантів для аналізу ваших бізнес-процесів. Погляд фахівця, який не є частиною вашої компанії, часто може надати свіжі ідеї щодо трансформації та оптимізації процесів, які члени вашої команди можуть просто не помічати.

Источник